Boligflows FAQ-univers
Table of Contents
Digitale & Fysiske underskrifter
Når du opretter en lejekontrakt eller en allonge i Boligflow, har du mulighed for at udsende det til digital underskrift, eller vælge at det skal underskrives fysisk.
Vælg underskriftsmetode
Når du har oprettet en Ny lejekontrakt, ved at følge vores guide i artiklen Lejekontrakter, har du mulighed for at vælge mellem digital eller fysisk underskrift.
Denne mulighed har du når du står i trinnet Underskrift og Start underskriftsforløb.
Når du vælger Digital underskrift, vil alle lejerne, samt udlejer, skulle underskrive med én af de mulige digitale underskriftsmetoder. Heriblandt er mulighed for at vælge MitID privat eller erhverv, samt skærmunderskrift. Først sendes der en mail til alle lejerne, som får mulighed for at gennemlæse dokumenterne, og underskrive.
Når alle lejere har underskrevet dokumenterne, modtager personen udvalgt til at underskrive på vegne af virksomheden en mail, så vedkommende kan underskrive.
Når alle parter har underskrevet dokumenterne, modtager de en mail med de underskrevne dokumenter, og kontrakten/allongen oprettes i Boligflow.
Har du valgt Fysisk underskrift, fungerer forløbet på præcis samme måde, blot ved at alle parter skal underskrive fysisk, og du skal uploade de underskrevne dokumenter til Boligflow.
OBS: Hvis du har valgt Digital underskrift, er det IKKE muligt at én eller flere lejere underskriver fysisk. Det er heller ikke muligt at udlejer fx underskriver digitalt, og lejer fysisk. Hvis du har valgt Digital underskrift skal ALLE parter underskriver med én eller anden form for digital underskrift. Du kan altid vælge forskellige typer af digital underskrift, fx MitID Erhverv til udlejer og MitID privat til lejer.
Hvordan foregår det digitale underskriftsforløb?
- I trinnet Underskrift får du først et overblik over alle dokumenter der sendes til underskrift og godkendelse.
- I boksen Underskriftsmetode vælger du Digital underskrift.
- Vælg hvor mange dage underskriftsforløbet skal vare(Dette gælder hvor mange dage lejeren og virksomheden har til at underskrive til sammen).
- Vælg hvem der skal underskrive på virksomhedens vegne, samt hvilken underskriftsmetode der skal benyttes.
- Rediger indholdet i den e-mail der sendes til modtagerne.
OBS: Det er ikke muligt at gemme meddelelsen som skabelon, så der altid står det samme. Boligflow indsætter automatisk en standard tekst, som vist på billedet herunder. Denne skal redigeres hver gang en kontrakt sendes ud til underskrift.
- Vælg hvordan lejerne skal underskrive.
- Klik på Til næste flow for at sende dokumenterne til underskrift.
- I Afventer underskrift kan du følge med i hvor langt du er i underskriftsprocessen. Klik på felterne for at se en hændelseslog over hvad der er sket.
Hvordan foregår det fysiske underskriftsforløb?
- I trinnet Underskrift får du først et overblik over alle dokumenter der sendes til underskrift og godkendelse.
- I boksen Underskriftsmetode vælger du Fysisk underskrift.
- Vælg om der skal pålægges en deadline for underskrift af dokumenterne.
- Gå Til næste flow.
- Download og send dokumenterne til lejerne. Boligflow fremsender ikke dokumenterne automatisk.
- Når alle parter har underskrevet, scanner du dokumenterne ind og uploader i Boligflow, som vist på billedet herunder.
Hvis du har været væk fra Boligflow mens du ventede på at lejerne underskrev dokumenterne, kan du finde opgaven ved at gå til:
- Lejemål i venstremenuen.
- Klik på fanebladet Opgaver.
- Klik på opgaven Opstart af lejeforhold.
- Vælg om du ønsker at sende en kvittering for de underskrevne dokumenter til lejerne.
- Klik til sidst på Færdiggør for at oprette lejekontrakten i Boligflow.
Træk lejekontrakt tilbage
Hvis du har udsendt en lejekontrakt til underskrift, men lejer gør indsigelse fordi der er noget der skal rettes, kan du trække lejekontrakten tilbage, rette den og derefter sende den til underskrift igen.
OBS: Vær opmærksom på at hvis du har oprettet en indflytningsopkrævning, og derefter trækker lejekontrakten tilbage, vil der blive oprettet en kreditnota på denne opkrævning, og derefter blive oprettet en ny indflytningsopkrævning ved udsendelse til underskrift.
Det er også denne fremgangsmåde du skal bruge, hvis du skal annullere lejekontrakten helt og en anden lejer skal have en lejekontrakt i stedet.
Hvordan annullerer/trækker jeg en lejekontrakt tilbage?
- Gå til Lejemål i venstremenuen.
- Klik på det pågældende lejemål.
- Klik på fanebladet Opgaver.
- Klik på opgaven Opstart af lejeforhold.
Du vil højst sandsynligt stå i et vindue lignende det på billedet herunder.
- Klik på Til forrige flow for at trække lejekontrakten og underskriften tilbage. Dette skal du gøre indtil du står i feltet Særlige vilkår eller et andet felt under Opret lejeforhold, som markeret i højre side af billedet.
- Når du står i trinene under Opret lejeforhold, kan du redigere i de felter du ønsker, og derefter trykke Næste indtil du har sendt lejekontrakt afsted til underskrift igen.
- Hvis du ikke vil sende kontrakten afsted igen, men blot vil slette den, skal du blive i trinene under Opret lejeforhold og derefter:
- Klik på adressen, som du finder øverst i flowet, under overskriften Opret lejeforhold. På denne måde kommer du nemt tilbage til lejemålet
- Klik på fanebladet Opgaver.
- Klik på de 3 prikker ud for opgaven Opstart af lejeforhold og vælg Slet opgave.
OBS: OPGAVEN KAN IKKE GENSKABES!
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan sender jeg andre dokumenter ud til underskrift?
- Gå til Lejemål i venstremenuen
- Klik på det pågældende lejemål
- Hold musen henover Handling og vælg Underskriftsforløb.
- I boksen Indhold kan du vedhæfte filer som skal underskrives. Samtidig kan du vedhæfte filer som skal vedlægges, men ikke skal underskrives.
- Vælg hvem der underskriver på virksomhedens vegne.
- Vælg hvem der underskriver på lejers vegne. Hvis der bor flere lejere på lejemålet, kan du vælge at alle eller nogen af dem skal underskrive.
- Gå til næste flow.
- Vælg mellem Digital eller Fysisk underskrift.
- Udfyld de resterende oplysninger og send til underskrift.
OBS: Hvis du ønsker at vide mere om hvordan et Digitalt eller fysisk underskriftsforløb foregår, kan du læse om det længere oppe i artiklen.
Hvordan ændrer jeg standard underskriftsmetoden på selskabet?
- Klik på Tandhjulet øverst i højre hjørne.
- Klik på Systemindstillinger.
- Under Digital underskrift, har du mulighed for at ændre virksomhedens standard underskriftsmetode, samt standard deadline for digital underskrift.
- Afslut ved at klikke på Gem indstillinger.
Har lejer modtaget link til underskrift?
Måske har du en lejer som påstår at de ikke har modtaget et link til underskrift, eller måske ønsker du blot at følge med i processen. Du kan nemt se om meddelelsen med link til underskrift er sendt til alle lejerne:
- Gå til Lejemål i venstremenuen.
- Klik på det pågældende lejemål.
- Scroll ned til bunden af siden, til boksen Meddelelser sendt til lejer.
- Her kan du se at der er sendt én mail til hver lejer, og under Status kan du se om den er leveret.
Hvad så hvis lejer siger de har underskrevet, men du har endnu ikke modtaget din mail til underskrift? Så kan du følge med i hændelsesloggen for at se om lejeren virkelig har underskrevet.
- Gå til Lejemål i venstremenuen.
- Klik på det pågældende lejemål.
- Klik på fanebladet Opgaver.
- Klik på opgaven Opstart af lejeforhold.
- Under Afventer underskrift, har du boksen nederst Status på underskrift. Klik på en af underskriverne for at åbne hændelsesloggen.
- Du vil kunne se om lejeren har modtaget linket, åbnet det, gået igang med at underskrive eller oplever fejl.
Lejer eller udlejer får fejl når de forsøger at underskrive, hvorfor?
Der er som regel 2 åbenlyse årsager som kan være skyld i at der opstår fejl når lejer eller udlejer forsøger at underskrive.
Det kan være fordi du har valgt en forkert underskriftsmetode. Fx hvis du har valgt at underskrive med MitID Erhverv, men det i virkeligheden skulle have været MitID privat.
En anden mulighed, kan være hvis lejeren har oplyst et forkert CPR nummer. I det tilfælde vil lejeren få en fejlmeddelelse der lyder “PIN KODE FORKERT”. Det sker fordi det MitID lejeren forsøger at underskrive med, har et andet CPR nummer end det der er indtastet i Boligflow.
Du kan enten trække lejekontrakten tilbage, for at rette underskriftsmetoden, eller lejers CPR nummer, eller kontakte supporten på support@boligflow.dk eller 70 60 20 03, så kan vi hjælpe med at rette det.
