Når der genereres en opkrævning i Boligflow, laves der én postering pr. linje på opkrævningen. Beløbet debiteres på tilgodehavende leje og krediteres på bidragstypen der er valgt.

Eksempel:

Her bliver bogført 3 linjer. Én for Husleje, Aconto varme og Aconto vand. For at se hvordan det bogføres, kan du klikke på "Se kontokort" under Bevægelser på lejemålet.

Alle 3 linjer debiteres på tilgodehavende leje og står derved som skyldigt hos lejer

Der krediteres på kontoen Boligleje. Du kan samtidig se den totale saldo der er bogført på kontoen i indeværende regnskabsår.

Der krediteres på kontoen Aconto varme. Du kan samtidig se den totale saldo der er bogført på kontoen i indeværende regnskabsår.

Der krediteres på kontoen Aconto vand. Du kan samtidig se den totale saldo der er bogført på kontoen i indeværende regnskabsår.

Når der registreres en indbetaling i Boligflow, bliver den krediteret på tilgodehavende leje, og udligner på den måde lejeren skyldige saldo, og bliver samtidig debiteret på banken.

Eksempel:

Du finder betalingerne under fanebladet Finansbilag i venstremenupunktet Økonomi. Herunder ses en FI-indbetaling på 9.247,00 kr. der er matchet med lejerens restance/skyldige saldo og debiteret på bankonto.

Finansbilaget bogføres og sendes til det regnskabsprogram der er tilkoblet Boligflow.

Når du opretter en kreditnota, eller sletter en faktura, bliver der oprettet et bilag der blot gør det modsatte af det oprindelige bilag.

Eksempel:

Du har en faktura hvor der opkræves Depositum, Boligleje, Aconto varme og Aconto vand. Lejeren skal ikke flytte ind alligevel, så lejeforholdet annulleres og der laves en kreditnota på fakturaen.

Kreditnotaen går ind og kreditere beløbene på Tilgodehavende leje m.m. og debiterer på de forskellige bidragstyper, så saldo går i nul. 

Se kontokortet under fanebladet Bevægelser på lejemålet. Her vises både hvordan fakturaen bogføres, og efterfølgende hvordan kreditnotaen gør det modsatte og udligner fakturaen.

I flytteopgørelsen kan man bl.a. tilbageholde forbrug til fremtidig forbrugsregnskab, samt indtaste de udgifter der har været ved fraflytning. Det hele fratrækkes depositum og/eller forudbetalt leje. Hvis lejeren skal have penge tilbage, genereres en kreditnota. Hvis lejeren skal betale, genereres en faktura.

Eksempel:

Det tilbageholdes aconto varme og vand til fremtidig forbrugsregnskab. Der opkræves for maler, rengøring og annoncering. Der udbetales depositum.

Der debiteres 1.250,00 kr. på tilgodehavende leje og krediteres på aconto varme.

Der debiteres 1.250,00 kr. på tilgodehavende leje og krediteres på aconto vand.

Der debiteres 9.589,40 kr. på tilgodehavende leje og krediteres på Maler.

Der debiteres 1.340,63 kr. på tilgodehavende leje og krediteres på Rengøring.

Der debiteres 500,00 kr. på tilgodehavende leje og krediteres på Andre udgifter.

Der krediteres 24.600,00 kr. på tilgodehavende leje og debiteres på Depositum.

Forbrugsregnskabet kører over fire konti. Vi kan bruge eksemplet med et vandregnskab

Aconto vand - Aconto beløb fra lejer
Afholdt vandudgifter - Afholdte udgifter, som seneres skal medregnes i forbrugsregnskabet.
Afregning vand - Differencen mellem aconto og afholdt vandudgifter
Vandudgifter - Udgifter på ejendommen, f.eks. vand til vaskekælder eller andet fællesareal.

Når der modtages en faktura fra forsyningsselskabet, så bliver denne udgift bogført på "Afholdt vandudgifter", da det ikke er en reel udgifter i selskabets regnskab, men kun en midlertidig udgift, da den skal regnes med i forbrugsregnskabet.

Eksempel:

Forsyningsselskabet sender en faktura på 17.754,84 kr., dvs. at der nu står 17.754,84 kr. på "Afholdt vandudgifter". Denne udgift bogføres på ejendommen, da det jo er den samlet regning for ejendommen, dvs. at den kan ikke splittes ud på lejerne endnu.

Når forbrugsregnskabet skal laves i Boligflow, skal der indtastes udgiften fra forsyningsselskabet, altså de 17.754,84 kr.
Herefter skal der gøres op hvad hvert enkelt lejer har haft i forbrug ud af de 17.754,84 kr.

Lejer A har indbetalt 3.600,00 kr. i aconto i løbet af året. Vi tager derfor de 3.600,00 kr. fra "Aconto vand" og flytter over på "Afregning vand", herefter tager vi så lejers reelle udgifter i kr. fra "Afholdt vandudgifter", f.eks. 3.033,91 kr. over på "Afregning vand".

Det betyder så at "Afholdt vandudgifter" nu kun er på 14.720,93 kr., og lejer A's "Afregning vand" nu er 566,09 kr., da de har betalt for meget i aconto. Herefter flytter vi så de 566,09 kr. fra "Afregning vand" til "Tilgodehavende leje m.m." i form af en kreditnota, således at lejer selvfølgelig får udbetalt de 566,09 kr.

Så fortsætter man ellers med dette indtil at alle lejerne er opgjort. I de fleste tilfælde vil det helt bringe "Afholdt vandudgifter" til 0, men der kan være tilfælde, hvor dette ikke sker. Det kan f.eks. være at der er nogle fællesarealer eller lign., hvor det ikke er muligt at pålægge lejer udgiften fra forsyningsselskabet. Udgiften er derfor nødt til at blive bogført særskilt på ejendommen på kontoen "vandudgifter", da det nu er en reel udgift for selskabet og skal fremgå af regnskabet.

"Afholdt vandudgifter" og "Vandudgifter" er alt sammen noget, som bogføres direkte på ejendommen, da det ikke kan uddeles på lejeren. Vi er derfor nødt til at påkræve en afdeling/opsætning imod dit regnskabsprogram på disse.

I det ovennævnte tilfælde af forbrugsregnskab, vil vi bogføre 17.754,84 kr. på "Afholdt vandudgifter" på jeres tilsvarende konto i jeres regnskabsprogram. Her er det vigtigt at man bogfører denne på samme konto, som man har bogført den midlertidige udgift fra forsyningsselskabet på tidligere.

1. Gå til Økonomi i venstremenuen.
2. Klik på fanebladet Kontoplan.
3. Her ser du en liste over alle konti i Boligflow. Brug filtrene til at finde den konto du leder efter, eller scroll ned i listen.

4. Brug de 3 prikker ud for en specifik konto og vælg Vis posteringer for at se alt der er bogført på denne konto.

Læs mere om hvordan du eksporterer en liste via Boligflows kontoplan her: Eksporter data(Se under "Eksempler på lister du kan eksportere")

1. Gå til Økonomi i venstremenuen.
2. Klik på fanebladet Kontoplan.
3. Scroll ned i listen indtil du finder den konto du ønsker at slette.
4. Klik på de 3 prikker ud for kontoen og vælg Slet(Hvis denne mulighed ikke dukker op, er det højst sandsynligt fordi der er bogført noget på denne konto. Du kan kun slette konti hvor der ikke er bogført noget endnu).

Eksempel:

En lejer har indbetalt 1.500,00 kr. i aconto varme, men du har ved at fejl valgt at lejers aconto varme skal bogføres på bidragstypen Andre indtægter. Det betyder at der nu står at lejeren har betalt 0,00 kr. i aconto varme, fordi hele saldoen ligger på indtægtskontoen.

For at flytte saldoen skal du oprette et tomt finansbilag:

1. Gå til Økonomi i venstremenuen.
2.  Klik på fanebladet Finansbilag.
3. Klik på Opret finansbilag øverst i højre hjørne.

4. Vælg Opret tomt finansbilag

5. Udfyld oplysningerne og vedhæft eventuelle bilag til finansbilaget.
6. I Bilagsdato vælger du den sidste dato der er bogført på den forkerte konto. Det kunne fx være 1. august 2025. På den måde flytter du HELE saldoen på netop denne dato.
7. I Bilagsbeskrivelsen giver du en sigende beskrivelse. Denne vil også blive vist i dit regnskabsprogram.
8. Tilføj linje, giv en kort beskrivelse og skriv beløbet (I dette tilfælde 1.500 kr. i PLUS) 
   1. I Konto vælger du Andre indtægter. På den måde debiterer du 1.500 kr. på denne konto, og får derved saldoen til at gå i nul(Se evt. Lejers kontokort. Her kan du se at saldoen står i minus, og derfor skal debiteres for at gå i nul).
   2. I Modkonto vælger du så Aconto varme. Fordi modkontoen altid går det modsatte af kontoen, vil du kreditere 1.500 kr. på denne konto.

9. Husk at vælge en Afdeling. Her skal du vælge Lejeforhold og så finde den korrekte lejer hvor saldoen skal flyttes på. 

10.  Når du er færdig klikker du på Gem som kladde.
    1. Når finansbilaget er gemt som kladde er det ikke bogført endnu og du har stadig mulighed for at rette i det.
11. Klik på finansbilaget for at lave rettelser i det og klik på Gem for at gemme ændringerne.
12. Når du er klar til at bogføre, klikker du på Bogfør.

13. Når finansbilaget er bogført, vil det blive sendt til dit regnskabsprogram, eller være med i dit udtræk via Bogføringseksport.
14. Kontrollér at saldoen er flyttet korrekt ved at gå til Lejemål
15. Klik på det pågældende lejemål
16. Klik på fanebladet Bevægelser og nu på Se kontokort.

Herunder ser du at kontoen Andre indtægter er i 0, og saldoen i stedet er bogført på Aconto varme.

Eksempel: 

En lejekontrakt blev trukket tilbage og rettet i, men lejeren indbetalte på det første indbetalingskort de modtog. Nu står det ene lejeforhold med en overbetaling og det andet med en forfalden opkrævning.

For at flytte saldoen skal du oprette et finansbilag:

1. Gå til Økonomi i venstremenuen.
2.  Klik på fanebladet Finansbilag.
3. Klik på Opret finansbilag øverst i højre hjørne.

4. Vælg Flyt fra et lejeforhold til et andet.

5. Udfyld oplysningerne og vedhæft eventuelle bilag til finansbilaget.
6. I Bilagsdato vælger du den dato lejeren har indbetalt. Det kunne fx være d. 26. August 2025.
7. Ret beskrivelsen hvis du ønsker det.
8. Lad kontoen forblive på 5600 - Tilgodehavende leje m.m. Denne konto har at gøre med indbetalinger. 
9. I beløbet skriver du hvad lejeren har indbetalt(I dette tilfælde 63.600,00 kr)
10. I Fra Lejeforhold vælger du det annullerede lejeforhold/der hvor betalingen skal flyttes fra
    1. OBS: For at finde det annullerede lejeforhold skal du, efter at have klikket på Fra lejeforhold, holde musen henover Vis i højre hjørne og så vælge Vis kladder. På den måde vises de annullerede lejeforhold i listen.

11. I Til lejeforhold vælger du det aktive/der hvor betalingen skal flyttes til
12. Afslut ved at klikke på Bogfør.

13. Kontrollér at betalingen er flyttet korrekt ved at gå til Lejemål
14. Klik på det pågældende lejemål
15. Klik på fanebladet Bevægelser og se at finansbilaget er bogført ind og at lejers saldo står korrekt.

Herunder ser du at lejers saldo, på det aktive lejeforhold, går i nul, præcis som det skal.

Eksempel: 

Du har lavet forbrugsregnskab på en ejendom, og en lejer står med et stort forbrug i aconto varme. I har aftalt at lejer ikke skal betale for forbruget og vil derfor gerne flytte forbruget fra lejeren til ejendommen.

I ovenstående eksempel er lejeren ikke blevet opkrævet beløbet endnu. Han har kun modtaget en mail, og afregningen ligger som en Enkeltopkrævning under fanebladet Opkrævning på lejemålet.

Hvis lejeren allerede var blevet opkrævet, ville du kunne se det under “Færdige enkeltopkrævninger”, samt under fanebladet Bevægelser.

For at flytte saldoen skal du oprette et tomt finansbilag:

1. Gå til Økonomi i venstremenuen.
2.  Klik på fanebladet Finansbilag.
3. Klik på Opret finansbilag øverst i højre hjørne.

4. Vælg Opret tomt finansbilag

5. Udfyld oplysningerne og vedhæft eventuelle bilag til finansbilaget.
6. I Bilagsdato vælger du den dato forbrugsregnskabet er oprettet på(I dette tilfælde d. 30. januar 2025)
7. I Bilagsbeskrivelsen giver du en sigende beskrivelse. Denne vil også blive vist i dit regnskabsprogram.
8. Tilføj 2 linjer og kopier beskrivelsen ned i tekstfeltet.
9. Første linje skal bruges til at fjerne forbruget fra lejeren. Hvis du kigger på lejerens kontokort(Under Bevægelser på lejemålet) kan du se at beløbet står i PLUS. Derfor skriver vi -10.124,68 i beløbet for at kreditere.
   1. I Konto på første linje vælger du afregningskontoen, i dette tilfælde 7115 Afregning varme
   2. I Afdeling på første linje vælger du Lejeforhold. Vælg nu den lejer hvor du vil fjerne forbruget fra.
10. Anden linje skal bruges til at pålægge forbruget på ejendommen. Skriv 10.124,68 i beløbet for at debitere. 
    1. I Konto på anden linje vælger du udgiftskontoen, i dette tilfælde 1205 Varmeudgifter.
    2. I Afdeling på anden linje vælger du Ejendommen. Vælg nu den ejendom forbruget tilhører.
11. Klik på Gem som kladde.

10. Når finansbilaget er gemt som kladde er det ikke bogført endnu og du har stadig mulighed for at rette i det.
11. Klik på finansbilaget for at lave rettelser i det og klik på Gem for at gemme ændringerne.
12. Når du er klar til at bogføre, klikker du på Bogfør.

13. Når finansbilaget er bogført, vil det blive sendt til dit regnskabsprogram, eller være med i dit udtræk via Bogføringseksport.
14. Kontrollér at saldoen er flyttet korrekt ved at gå til Lejemål
15. Klik på det pågældende lejemål
16. Klik på fanebladet Bevægelser og nu på Se kontokort.

Herunder ser du at kontoen Afregning varme er i 0.

OBS: Husk at slette enkeltopkrævningen, så den ikke bliver opkrævet på lejeren. Dette gøres under fanebladet Opkrævning på lejemålet:

Hvis lejeren allerede var blevet opkrævet, kan du lave en kreditnota. Læs hvordan her:

 

Eksempel:

Du har indtastet forkert varmeforbrug på en lejer i et forbrugsregnskab. Du har indtastet at lejers forbrug er 6.487,33 kr. men i virkeligheden er lejers forbrug 8.487,33 kr. 

I ovenstående eksempel er lejers forbrug højere end først indtastet. Vi går derfor ud fra at den samlede afholdt varmeudgift er højere end først indtastet. 

For at forbruget skal du oprette et tomt finansbilag:

1. Gå til Økonomi i venstremenuen.
2.  Klik på fanebladet Finansbilag.
3. Klik på Opret finansbilag øverst i højre hjørne.

4. Vælg Opret tomt finansbilag

5. Udfyld oplysningerne og vedhæft eventuelle bilag til finansbilaget.
6. I Bilagsdato vælger du den dato forbrugsregnskabet er oprettet på(I dette tilfælde d. 13. august 2025)
7. I Bilagsbeskrivelsen giver du en sigende beskrivelse. Denne vil også blive vist i dit regnskabsprogram.
8. Tilføj 2 linjer og kopier beskrivelsen ned i tekstfeltet.
9. Udregn differencen mellem det forkerte forbrug og det korrekte forbrug(8.487,33-6.487,33=2000,00)
10. Første linje skal bruges til at bogføre det ekstra forbrug ind på afholdt varmeudgifter. Derfor skriver vi -2000,00 i beløbet for at kreditere.
    1. I Konto på første linje vælger du afholdt udgifter, i dette tilfælde 7110 Afholdt varmeudgifter
    2. I Afdeling på første linje vælger du Ejendom. Vælg nu den ejendom forbruget tilhører.
11. Anden linje skal bruges til at pålægge det ekstra forbrug på lejeren. Skriv 2000,00 i beløbet for at debitere. 
    1. I Konto på anden linje vælger du afregningskontoen, i dette tilfælde 7115 Afregning varme.
    2. I Afdeling på anden linje vælger du Lejeforhold. Vælg nu den pågælgende lejer forbruget tilhører.
12. Klik på Gem som kladde.

10. Når finansbilaget er gemt som kladde er det ikke bogført endnu og du har stadig mulighed for at rette i det.
11. Klik på finansbilaget for at lave rettelser i det og klik på Gem for at gemme ændringerne.
12. Når du er klar til at bogføre, klikker du på Bogfør.

13. Når finansbilaget er bogført, vil det blive sendt til dit regnskabsprogram, eller være med i dit udtræk via Bogføringseksport.
14. Kontrollér at saldoen er flyttet korrekt ved at gå til Lejemål
15. Klik på det pågældende lejemål
16. Klik på fanebladet Bevægelser og nu på Se kontokort.

Herunder ser du at kontoen Afregning varme står til 2000,00 kr. Det er fordi det forkerte forbrug allerede er opkrævet via en faktura. Lav en kreditnota på fakturaen og opkræv det nye korrekte forbrug.